Årsberetning 2022

5 Servicekontoret

Kommunens innbyggere skal oppleve åpenhet, tilgjengelighet og rask bistand i møte med servicekontoret. Arkivet er kommunens hukommelse og vi har derfor søkelys på dokumentfangst, innsyn, avlevering av fysisk og elektronisk arkiv og nye metoder for dokumentflyt og digitalisering. God dokumentasjonsforvaltning sikrer rettssikkerheten og demokratiet, og spiller en viktig rolle i samfunnsutviklingen.
I henhold til arkivloven § 6 plikter offentlige organer å ha arkiv, og disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid.

Astri Bævre Istad, serviceleder

2022 

Utover ordinær drift har vi i 2022 startet arbeid med universell utforming av hjemmesider og dokumentasjon. Det er nye krav fra 1.2.2023 som gjør dette arbeidet viktig og nødvendig. Vi har også jobbet med kommunens kommunikasjonsstrategi (ferdigstilt 2023). Alle pålegg fra Arkivverket ble lukket i 2022.

Vi har også jobbet med å videreutvikle vår ansattportal – med mål om at denne skal være en aktuell og viktig intern kommunikasjonskanal for alle ansatte.

Oppgaver og utvikling

Arkiv, innsyn, publikumsmottak, sentralbord, postføring, kvalitetssikring, hjemmeside, veiledning til innbyggere, skjenkebevillinger, ledsagerbevis, digitalisering, politiske møter, opplæring i sak/arkivsystem, barnehageopptak, startlån/bostøtte/boligtilskudd mm.

I samarbeid med IKT Orkidé jobber vi kontinuerlig med forbedring av sak/arkivsystem og hjemmeside/ ansattportal.

Dette er vi gode på

Dyktige og endringsvillige medarbeidere på servicekontoret veileder innbyggere i det kommunale system, og gir støtte til saksbehandlere og ledere. Vi er gode på praktisering av åpenhet og meroffentlighet og har fokus på digitalisering og døgnåpen kommune.

Utfordringer

Dokumentfangst av arkivverdig dokumentasjon er alltid en stor utfordring. Saksbehandlere og ledere har et selvstendig ansvar for å arkivere arkivverdig dokumentasjon som sendes via andre kanaler enn kommunens postmottak (gjelder spesielt epost direkte til saksbehandler/ leder). Vi jobber mot at dokumentfangst til arkiv skal være mest mulig brukervennlig for saksbehandlere.